APUNTES DE ADMON DE COMPRAS SABADO 13 DE SEPTIEMBRE
Buen día
Una disculpa tuve una semana muy dificil. Solo impriman los apuntes para su análisis en clase. Gracias
Administración de compras, breve introducción
El éxito de cualquier empresa, sea pública, privada, industrial, comercial o de servicios, depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el área, así como habilidad, capacidad, inteligencia, empeño e ingenio por parte de los ejecutivos de la empresa para lograr negociaciones óptimas y condiciones favorables para la misma, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el mercado y su consolidación definitiva.
Para las empresas industriales y comerciales las compras representan esencialmente una inversión de su capital; en otras palabras, es dinero de la compañía, y por ello deben ser administradas debidamente. Por consiguiente, estas actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a través de personal debidamente capacitado, de absoluta honorabilidad, responsabilidad e integridad.
BREVE HISTORIA DE LAS COMPRAS
El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar un bien propio por el de un congénere (mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras. Siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano
En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales donde la administración y control de compras maduró.
En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras.
Las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control.
Es por ello que se dieron cuenta los empresarios de la anterior situación, por lo que han decidido cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.
CONCEPTUALIZACIÓN DE COMPRAS
- Proceso mediante el cual el consumidor puede adquirir un satisfactor para cubrir sus necesidades.
- La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto.
- Es el proceso en el cual se debe saber gestionar los recursos financieros, materiales, humanos y técnicos en una empresa mediante el mando y ejecución de otras personas para adquirir un satisfactor en términos de tiempo, precio, lugar y cantidad correcta.
Importancia de las compras
Radica en adquirir bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.
Objetivos de la función de compras:
Están encaminados a satisfacer las necesidades de la empresa y va de acuerdo al tamaño, políticas, giro, requerimientos, entre otros, los más importantes son los siguientes:
- Lograr que las compras se realicen en tiempo, calidad y precio
- Lograr la mejor negociación en el mercado con los proveedores para que nos ofrezcan un financiamiento adecuado
- Desarrollo de proveedores potenciales
- Actualizar constantemente el catalogo de proveedores
- Cumplir con las características específicas requeridas por el departamento solicitante
Principios básicos de compras
- Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa
- Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece
- El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta – demanda)
- Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega
- Un comprador capaz debe pronosticar la evolución futura del mercado
- En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.
- Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.
Políticas de compras
La Asociación Nacional de Agentes de Compras, ha formulado ciertas políticas en las compras las cuales son las siguientes:
1. Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas.
2. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.
3. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada moneda que sea gastado.
4. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.
5. Denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.
6. Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada.
7. Evitar prácticas deshonestas.
8. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.
9. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas a las compras.
RELACIONES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIÓN
El jefe o encargado del departamento de compras deberá siempre trabajar en coordinación con el resto de los departamentos de la empresa. Las actividades de compras están estrechamente relacionadas con todos los departamentos de la empresa, en especial con el área de producción, ventas, ingeniería, control de calidad, contabilidad y almacenes; ya que compras se encargará de conseguir y abastecer todos los suministros y servicios necesarios para cumplir y cubrir el ciclo económico de la empresa.
El área de Compras y la Dirección de la empresa debe coordinarse de tal manera que cualquier cambio en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato al responsable de compras, antes de que éste coloque o finque un pedido de compra, ya que la falla en comunicar y coordinar esta información podría provocar un desabasto de materiales o bien, un exceso de inventarios.
Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la preparación y programación de los pagos para los proveedores en tiempo y forma pactados desde el inicio de la relación comercial, con la única finalidad de aprovechar los descuentos, asegurar las entregas puntualmente y evitar posibles errores que se pudieran suscitar.
Otra área con la que se debe interrelacionar el departamento de compras es con ingeniería, para tratar cuestiones de diseño y especificaciones precisas con antelación de los requerimientos de producción.
Para que una empresa u organización funcione correctamente debe vigilar sus compras de materias primas, refacciones y materiales en general resguardándolas en cantidades necesarias (en el almacén) y suministrándolas de manera adecuada y controlada al área de producción, de acuerdo con los requerimientos que manifieste de dichas materias primas y demás materiales.
Después, contabilizar todas estas operaciones, finanzas o tesorería y todo aquel departamento que requiera el suministro de algún material o la adquisición de maquinaria, equipo y enseres menores.
Así, será de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé cuenta de que la eficiencia en su área dependerá en gran parte de la buena coordinación y comunicación de la información con los demás departamentos de la empresa u organización.
Actividad: ¿Con que otros departamentos será necesario interrelacionase? Fundamente su respuesta.