APUNTES PARA EL SABADO 20 DE SEPTIEMBRE
Buen día
Les dejo los apuntes para su impresión. Saludos
LA FUNCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CMPRAS EN LA EMPRESA
Toda empresa por pequeña o grande que sea necesita comprar múltiples y variados productos: tóner, papel, materias primas, café, etc. Alguien en la empresa tendrá que hacerlo, queramos o no.
Como se observo anteriormente compras se relaciona con absolutamente todos los demás departamentos de la empresa (sin excepciones).
Tiene una función claramente interna, solucionar y satisfacer las necesidades de sus clientes internos, atendiendo las peticiones que le lleguen y una función claramente externa: buscar los proveedores adecuados y negociar, si procede, las mejores condiciones para la empresa.
También tiene una función económico-financiera. La función económica es porque debe cuidar los costes y los gastos que en la empresa se produzcan y financiera ya que debe negociar las mejores condiciones de financiación de los productos y/o servicios comprados.
El departamento y las funciones de compras pueden ser contempladas desde una visión estratégica en tanto que participará de los programas y los planes que se establezcan a corto, medio y largo plazo y táctica ya que deberá de proceder con la operativa del día a día solucionando todo aquello que sea requerido al momento.
ACTIVIDADES DEL ÁREA DE COMPRAS
1. Búsqueda, evaluación y selección de proveedores
Es una de las tareas mas importantes ya que garantizará un suministro adecuado y continuo de acuerdo a las especificaciones y requerimientos establecidos que garanticen mantener el nivel de calidad ofrecido a sus clientes.
2.- Evaluación de precios
Los departamentos de compras también se encargan de evaluar continuamente si se encuentran recibiendo estos materiales al mejor precio posible para maximizar las ganancias. Esto puede ser desafiante para una empresa pequeña que puede comprar en menores cantidades que una grande y que por lo tanto, puede no recibir el mismo tipo de descuentos por compras en cantidad. Los departamentos de ventas en pequeñas empresas, necesitan comparar precios para encontrar a los mejores proveedores y los precios más razonables para los pedidos en las cantidades particulares de la compañía.
El personal de los departamentos de compras puede comunicarse con proveedores alternativos, negociar mejores precios por compras en cantidad o investigar la posibilidad de adquirir materiales más económicos de fuentes alternativas como parte de sus actividades diarias.
3. Negociación
Es una parte sumamente interesante dentro de las actividades de compras con los proveedores atendiendo a la premisa de ganar-ganar, haciendo socios mas que proveedores, en quien confiar plenamente y tendiendo siempre presente que se trata con personas no con entes por lo que la capacidad de relación es constante.
4.Adquisición de materiales
Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados.
5.Guarda y Almacenaje
Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas). Es importante mencionar que algunas empresas separan esta función al departamento de almacén, que finalmente tiene una relación muy estrecha con el área de compras.
6.Suministro de materiales
Esta actividad se encarga de suministrar todos los materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias de la empresa u organización gubernamental. Para una empresa de manufacturas, esto puede involucrar materiales crudos como hierro, acero, aluminio o plásticos, pero también puede incluir herramientas como maquinaria, camiones de entrega o hasta los suministros de oficina necesarios para administrar la empresa.
En el ambiente de las ventas al por menor, el departamento de compras se asegura de que siempre haya suficientes productos en las estanterías o en los depósitos para mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien abastecido. Para los negocios pequeños, es especialmente importante mantener el orden del inventario en un nivel razonable. Invertir grandes cantidades de capital en exceso de stock puede provocar problemas de almacenamiento y en una escasez de capital para otros gastos como por ejemplo publicidad e investigación y desarrollo. Compras también supervisa a todos los proveedores que abastecen a una compañía con los artículos que necesita para funcionar de manera correcta.
7.Trabajo administrativo y contabilidad
Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a la compra y la entrega de suministros y materiales. Compras se asegura de realizar la entrega de los materiales de los proveedores a tiempo, genera y sigue órdenes de compra y trabajos conjuntamente con el departamento de recepción y el de contabilidad para asegurarse de que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y sean abonadas a tiempo. En pequeñas empresas, esto significa trabajar estrechamente con el departamento de contabilidad para asegurarse de que haya capital suficiente para comprar los artículos adquiridos y que haya un flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.
8.Cumplimiento de políticas
El departamento de compras también debe asegurarse de que se cumplan todas las políticas de la empresa. Por ejemplo, en una pequeña empresa, el personal puede comunicarse con el departamento de compras por sus necesidades de adquirir cosas tales como suministros de oficina o computadoras. Antes de realizar una compra, el departamento de compras debe asegurarse de que se cumplan los protocolos adecuados para las compras y la aprobación del presupuesto y debe asegurarse de que todos las compras sean realizadas de acuerdo a las políticas generales de compras de la organización.
9.Ética
Dada la naturaleza de la actividad de compras, es susceptible a ofrecimientos y actos que atenten en contra los principios mas elementales de la honestidad repercutiendo sin duda en la identidad personal del que este al mando de este departamento y la imagen de la empresa
LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN APLICADOS AL ÁREA DE COMPRAS
Al organizar el departamento de Compras es conveniente observar el principio del objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persigue este departamento.
El Principio de la Ubicación: consiste en definir la posición del departamento de Compras dentro de la estructura organizacional de la empresa, así como sus relaciones con los demás sectores de la misma.
El Principio de la Sencillez: la organización del departamento de Compras debe de ser lo más sencilla que sea posible con el fin de que se pueda cumplir con el objetivo. Es decir que no haya tanta burocracia.
El Principio de la Armonía: la estructura de la organización debe de funcionar de tal manera que las relaciones que tenga con los demás departamentos de la empresa sean positivas.
El Principio de la Flexibilidad: durante su funcionamiento el departamento de Compras deberá adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa.
El Principio de la Eficiencia: es el resultado de todos los principios indicados anteriormente.