APUNTES PARA ESTE SABADO 27 DE SEPTIEMBRE
Buen día
Les envío los apuntes del prósimo sabado 27 de septiembre, favor de imprimirlos. Gracias
PROCESO DE COMPRAS
Definición: El proceso de compra es un conjunto de etapas, para adquirir un producto o servicio tomando en cuenta la calidad, cantidad, precio, tiempo y/o lugar.
- LA REQUISICIÓN:
Definición: Es el pedimento que realiza cada departamento al área de Compras sobre cierta necesidad de satisfacer alguna demanda de compra.
Existe infinidad de formatos de requisición pero estas van de acuerdo a las necesidades de cada empresa y dependen del giro, tamaño, políticas, entre otros. Cabe mencionar que en la actualidad toda empresa formal realiza este procedimiento lo lleva acabo de forma escrita.
Elementos del formato de requisición:
- Logotipo de la empresa
- Correo electrónico (interno)
- Teléfono y/o extensión
- Departamento que solicita el material
- Persona que solicita el material
- Fecha en que se formula la requisición
- Fecha en que requiere el material
- Fecha de entrega total del material
- Número o folio de requisición
- Descripción clara y exacta del material solicitado, como:
- Cantidad requerida
- Unidad
- Calidad
- Color
- Clave (en caso de que haya catálogo)
- Partida
- Presupuesto disponible del área
- Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etc)
- Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el Vo Bo del Jefe inmediato así como firma del departamento de Compras
Observaciones
Si existe alguna duda acerca del material requerido ejemplo calidad, unidad de medida, etc el departamento de Compras estará obligado a contactar al departamento en cuestión para aclarar estos conceptos.
Ver formato de requisición haz click aquí requicision.jpg (51230)
- LA COTIZACIÓN Y SU ANÁLISIS
Definición: Es el concentrado de todas las requisiciones en una sola; de una unidad de negocio en donde el departamento de Compras solicita a el o los proveedores coticen su material es decir son las negociaciones entre el oferente y el demandante, así mismo esta negociación no compromete en nada al demandante.
Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización que los proveedores le dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero.
Las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las empresas, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas las cuales son evaluadas en tiempo, precio y calidad para finalmente determinar un ganador.
Elementos del formato de requisición:
- Generales de la empresa demandante como:
- Razón social
- Dirección
- Teléfono, fax (s) y extensiones
- Correo electrónico
- Nombre y firma de la persona que esta realizando la negociación
- Logotipo
- Listado del material requerido de forma clara y exacta
Nota: La cotización debe ir en hoja membretada. Este documento debe ir incluida una breve introducción ejemplo: sirva este medio para solicitar cotice…………………….
- Datos del proveedor al que estamos contactando como:
- Razón Social
- Nombre de la persona con la que estamos realizando la negociación (cuando aplique)
Solicitar al proveedor indique al demandante:
- Formas de pago (cheque, transferencia, pago directo)
- Plazo para realizar el pago (crédito)
- Tiempo de entrega
- Si así lo desea el demandante solicitar la entrega la realicen en las instalaciones de la empresa o en su defecto a partir de que monto se puede realizar la misma
- Solicitar al proveedor incluya el IVA en los precios
Ver cotización haz click aquí cotizacion.jpg (71,1 kB)
Finalmente se realiza un cuadro comparativo donde se enuncien a los 3 proveedores en cuestión incluyendo el IVA, de esta forma se determina al ganador o en su defecto comprar ciertos materiales con un proveedor y el resto con otro proveedor es decir no solo se puede determinar un solo proveedor si no elegir de los 3 los mejores precios que convengan a la empresa. Cabe mencionar que para ello se debe evaluar la distancia puesto significa tiempo y dinero.
Ver cuadro comparativo haz click aquí cuadro comparativo.jpg (70103)
c). EL PEDIDO U ORDEN DE COMPRA
Definición: Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula el tiempo, el horario, la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del comprador hacia el proveedor, indicando el tiempo y el lugar adecuado.
El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o servicio.
El pedido se puede realizar en la misma cotización enviada al proveedor solo que indicándole: “el material a surtir”
Ver formato de pedido haz click aquí pedido.jpg (69,5 kB)
d). EL CONVENIO DE LA COMPRA O ABASTECIMIENTO
Definición: Es el acuerdo entre comprador y proveedor el cual deberá de llevar por lo menos los siguientes elementos : número de referencia, fecha, nombre del proveedor, nombre del comprador, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.
Ver convenio haz click aquí convenio.jpg (107129)
e). SEGUIMIENTO DE ÓRDENES O ABASTECIMIENTO
Este seguimiento se puede realizar antes y/o después del procedimiento de Compras ya que permite conocer quiénes son los proveedores con mayor eficiencia y los que presentan falencias.
Dicho seguimiento se puede llevar acabo por medio de la orden de compra u otro formato diseñado por al empresa que sea adaptable y flexible para los fines que se pretenden llegar.
El seguimiento inicia en las entregas por medio de unos criterios específicos de calificación ya sea por las fechas de entrega de producto y recepción del mismo, facilitando los procesos de archivo y evaluación de públicos externos.
Ver seguimiento haz click aquí seguimiento.jpg (47164)
f). TERMINACIÓN CON LA COMPRA “INSPECCIÓN”
La terminación de la compra finaliza en la etapa de “inspección” la cual se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos, que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.
Existe una copia que al depto. de compras que ayuda a efectuar este trabajo, que corresponde generalmente al personal de este departamento, al de inspección o al del departamento que emplea el material, como en este caso la cocina o el almacén.
La información que generalmente debe tener al día el departamento de Compras al finalizar el proceso es la siguiente:
- El valor de las compras realizadas durante el período que se trate, clasificadas por categorías de material.
- Lo que cuesta el funcionamiento del departamento de compras
- Qué existencias hay y en qué situación se encuentran y/o nivel de stock
- Informe sobre las reducciones de costo obtenidas
Por tanto la inspección se realiza factura Vs. Pedido; para ratificar cantidad, calidad, precios, unidades
Ver inspección haz click aquí inspeccion.jpg (48675)
