TÉCNICAS DE ORGANIZACION: MANUALES, DESCRIPCION DE PUESTOS, DIAGRAMAS DE FLUJO ETC
TECNICAS DE ORGANIZACIÓN
Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son
disponibles durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social.
Las principales técnicas de organización son las siguientes:
1. Organigrama: Son representaciones graficas de la estructura formal de
una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de
ella.
2. Manuales: Son documentos detallados que contiene en forma ordenada
y sistemática información acerca de la organización de la empresa.
3. Diagramas de procedimientos o de flujo: Es la representación grafica
que muestran las sucesiones de los pasos de que consta un
procedimiento.
4. Carta de distribución de actividades (Diagramas de distribución del
trabajo): Se analizan los puestos que integran un departamento o
sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de
los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco,
hasta quince personas.
5. Análisis de puestos: Es una técnica en la que se clasifican
pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de
trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características,
conocimientos y actitudes, que debe poseer el personal que lo despeña.
Como podemos observar, para organizar una empresa se utilizan
diferentes técnicas y una de ella son los organigramas los cuales son
básicos para establecer la estructura organizacional de una empresa
MANUALES
Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca de la organización de la empresa.
Los manuales son de gran utilidad ya que:
· Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
· Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
· Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe
hacer y como se debe hacer.
· Son una fuente de información, pues muestran la información de la
empresa.
· Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
· Son una base para el mejoramiento de sistemas.
· Reducen costos al incrementar la eficiencia.
A) Manuales departamentales
Contienen:
· Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate
y, los de sus secciones básicas.
· Políticas y normas generales de la empresa y del departamento
correspondiente.
· Carta de organización general y departamental.
· Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.
· Análisis de puestos.
· Graficas de proceso y de flujo.
B) Manuales ínter departamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no
siempre proporciona la misma cantidad de información:
· Comprenden a todos los departamentos de la organización
· Describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos
departamento.
En todo tipo de organización se utilizan los manuales.
Manual es: un conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que cubren
distintas materias como políticas, métodos, planes de cuentas, trabajos, etc.
Dentro de una empresa se emplean diversos tipos de manuales los cuales se
presentan a continuación:
C) Manual de Historia
Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus
comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al
empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.
Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al
personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
D) Manual de organización
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal
a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
E) Manual de políticas
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la
toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,
permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales
como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
F) Manual de procedimientos
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una
guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para
orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve
para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
G) Manual de contenido múltiple
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura
organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales,
puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de
este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se
interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un
manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar
en secciones.
3.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO O FLUJO
Es la representación grafica que muestran las sucesiones de los pasos de que
consta un procedimiento.
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
· Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo.
Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños
o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos
interrelacionados, otras partes interesadas.
· Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
· Identificar quién lo empleará y cómo.
· Establecer el nivel de detalle requerido.
· Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son
· Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará
fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo
es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
· Identificar y listar las principales actividad
incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
:
er actividades/subprocesos que están
es/
· Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas
también.
· Identificar y listar los puntos de decisión.
· Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando
los correspondientes símbolos.
· Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa
con exactitud el proceso elegido.
Ventajas de los diagramas de flujo
Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El
cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo
reemplaza varias páginas de texto.
· Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del
proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos
, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos
de botella, y los puntos de decisión.
· Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en
ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
· Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y
también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el
proceso.
4. Carta de distribución de actividades (Diagramas de
distribución del trabajo)
A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es
más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización
de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas
que faciliten la ejecución de las tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es
cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la
cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y
es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el
objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.
Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a
nivel organizacional se encuentran los siguientes:
- Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una
determinada tarea, ya sea mental o física.
- Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales
como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y
combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o
tabulación del trabajo.
- Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.
- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que
la integran.
- Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas,
mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó
eliminación de formas impresas.
- Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir
desplazamientos y tiempos innecesarios.
- Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del
mismo al encomendarle una labor o tarea.
- Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del
trabajador.
- Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las
actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.
- Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una
comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con
otros trabajos dentro de la oficina.
La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de
lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas
administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su
aplicación.
Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas
técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para
lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a
criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o
cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más
conocidas y aceptadas las siguientes.
LA MEDICIÓN DEL TRABAJO:
Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está
realizando.
Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo
significa la diferencia entre una solución realista y otra teórica.
Conociendo como se obtiene cierta cantidad de producción de trabajo,
se pueden mejorar los métodos empleados para su realización, reajustar
la asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar
congestiones. También ayuda a detectar rápidamente los problemas,
indicando dónde hay desigualdad de responsabilidades.
La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan
o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio
necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los
embotellamientos o cuellos de botellay a constatar los requerimientos
del personal.
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.
El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de
una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas
debidamente todas las facultades laborales y personales de los
empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas
se presentará el problema de la distribución de las funciones, por lo cual
se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo.
Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado
dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es
el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el
indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán
estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa.
Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una
oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como
el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución
más eficaz del trabajo.